BIP PUP Kłodzko

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kłodzku

§ 1

1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kłodzku, zwana dalej "Procedurą" określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę Sygnalisty.
3. Procedura dotyczy osób, które dokonują zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez nich pracy.
4. Ochronie przewidzianej w Procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło. Takie zgłoszenie może wypełnić znamiona przestępstwa określonego w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów zagrożonego grzywną, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
8. W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej – Powiatowego Urzędu Pracy w Kłodzku, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

§ 2

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
2. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3. Informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kłodzku, o którym Sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
4. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5. Sygnaliście – oznacza to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną pracą,
6. Pracowniku – oznacza to osobę zatrudnioną w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kłodzku na podstawie stosunku pracy, w tym na podstawie umowy o pracę;
7. Procedurze – oznacza to wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kłodzku;
8. Urzędzie – rozumie się przez to Powiatowy Urząd Pracy w Kłodzku;
9. Ustawie – oznacza to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
10. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.

§ 3

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

§ 4

1. Koordynacją działań wynikających z ustawy powierza się Koordynatorowi zgłoszeń wewnętrznych, zwanemu dalej Koordynatorem.
2. Podczas nieobecności Koordynatora, zastępuje go wyznaczona osoba zastępująca, wskazana przez Dyrektora Urzędu. Osoba ta wykonuje analogicznie -wszelkie czynności określone dla Koordynatora, wyłącznie w przypadku jego nieobecności.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora, zadania określone w ust. 1 realizuje osoba określona w ust.2.
4. Osoby wymienione w ust. 1-2 działają na podstawie stosownego upoważnienia Dyrektora Urzędu.
5. Ustala się następujące sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę:
   1. pisemnie:
      1. w postaci papierowej na adres korespondencyjny: Powiatowy Urząd Pracy w Kłodzku, ul. Stanisława Wyspiańskiego 2J, 57-300 Kłodzko, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie od Sygnalisty, do rąk własnych Koordynatora zgłoszeń wewnętrznych”. Takie przesyłki, bez otwierania, przekazuje się bezpośrednio Koordynatorowi lub w przypadku jego nieobecności, osobie określonej w ust.2.
      2. w postaci elektronicznej w zaszyfrowanym pliku na adres poczty elektronicznej: sygnalista@klodzko.praca.gov.pl Hasło do zaszyfrowanego pliku należy przekazać Koordynatorowi osobiście lub telefonicznie pod numerem ustalonym w pkt 2 lit. a). Dostęp do przedmiotowej skrzynki posiada wyłącznie Koordynator lub w przypadku jego nieobecności, osoba określona w ust.2.
   2. ustnie:
      1. dokonane telefonicznie Koordynatorowi za pośrednictwem nienagrywanej, dedykowanej linii telefonicznej pod nr 885 634 645.
6. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej:
   1. zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Koordynatora;
   2. w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, Koordynator sporządza protokół rozmowy;
   3. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie w terminie od 7 do 14 dnia od dokonania zgłoszenia;
   4. jeżeli w terminie, o którym mowa w pkt 3 Sygnalista nie podpisze protokołu rozmowy, Koordynator podpisuje protokół.
7. Zgłoszenia dokonane anonimowo pozostawia się bez rozpoznania. Są one rejestrowane w rejestrze zgłoszeń anonimowych i przechowywane przez okres 1 roku po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym wpłynęły do Urzędu. Wzór rejestru zgłoszeń anonimowych stanowi załącznik nr 1.

§ 5

1. Składane zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
   1. datę zgłoszenia;
   2. imię i nazwisko Sygnalisty;
   3. adres do kontaktu i numer telefonu do kontaktu (w celu umożliwienia realizacji obowiązków informacyjnych wobec Sygnalisty);
   4. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego;
   5. określenie kontekstu związanego z pracą;
   6. zakres przedmiotowy/dziedzinę naruszenia prawa;
   7. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa;
   8. datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
   9. wskazanie na czym polega zgłaszane naruszenie prawa;
   10. opis sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do wystąpienia naruszenia prawa;
   11. wskazanie osób, których dotyczy zgłoszenie;
   12. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   13. wskazanie czy naruszenie prawa było zgłaszane wcześniej;
   14. wskazanie dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.
2. Wzór zgłoszenia wewnętrznego został określony w załączniku nr 2. Dopuszcza się rozszerzenie danych w załączniku nr 2, jeżeli jest to niezbędne do poprawnego i pełnego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

§ 6

1. Jeżeli zgłoszenie spełnia wymagania ustawy i Procedury, Koordynator przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. Jeżeli zgłoszenie nie spełnia wymagań ustawy i/lub Procedury, Koordynator w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia przekazuje zgłaszającemu informację, że zgłoszenie nie podlega rozpoznaniu, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
3. Koordynator przekazuje Sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust.1 w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
4. W przypadku, gdy Sygnalista poda adres poczty elektronicznej, jako adres do kontaktu, korespondencja (w tym potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego oraz informacja zwrotna) przesyłana będzie w postaci elektronicznej w zaszyfrowanym pliku. Hasło do zaszyfrowanego pliku Koordynator przekazuje Sygnaliście:
   1. telefonicznie pod numerem telefonu wskazanym w zgłoszeniu przez Sygnalistę, lub
   2. osobiście, po zgłoszeniu się Sygnalisty do Koordynatora po hasło.

§ 7

1. Koordynator podejmuje z zachowaniem należytej staranności działania następcze wobec każdego zgłoszenia spełniającego wymagania ustawy i Procedury.
2. Działania następcze, o których mowa w ust. 1 obejmują fazy:
   1. wstępna ocena zgłoszenia, którego celem jest ustalenie czy zgłoszenie spełnia wymagania ustawy i Procedury,
   2. postępowanie wyjaśniające, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
   3. propozycje dalszych działań następczych, mających na celu przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia,
3. Działania następcze, o których mowa w ust. 1 może podejmować Zespół ds. zgłoszeń wewnętrznych, zwany dalej Zespołem powołany przez Dyrektora Urzędu na wniosek Koordynatora, w formie odrębnego zarządzenia.
4. Skład zespołu powinien zapewniać kompetencje niezbędne dla oceny zgłoszenia oraz jego bezstronność.
5. W skład zespołu mogą wchodzić pracownicy Urzędu i/lub osoby z zewnątrz.
6. Koordynator/zespół może korzystać z pomocy wewnętrznych i zewnętrznych ekspertów.
7. Koordynator/zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z zasadami ochrony tożsamości Sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz ochrony innych informacji przewidzianych ustawą.
8. W przypadku powołania Zespołu, dane Sygnalisty podlegają anonimizacji poprzez nadanie identyfikatora (np. Sygnalista 1, Sygnalista 2 itd.) przez Koordynatora. Postępowanie wyjaśniające i inne działania następcze odbywają się w oderwaniu od osoby Sygnalisty i jego danych osobowych.
9. W celu ochrony danych osobowych, Koordynator może dokonywać anonimizacji danych Sygnalisty i innych osób w innych przypadkach, niż określone w ust. 8.
10. W ramach prowadzenia postępowania wyjaśniającego Koordynator/zespół ma prawo do:
    1. dostępu i wglądu do dokumentów i danych Urzędu,
    2. sporządzania lub zlecania pracownikom sporządzenia odpisów oraz wyciągów z dokumentów,
    3. uzyskania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników,
    4. odbierania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników,
    5. zabezpieczania dokumentów i innych dowodów,
    6. wstępu na teren i do pomieszczeń i obiektów Urzędu w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów,
    7. dostępu i przetwarzania danych z oficjalnego monitoringu wizyjnego,
    8. dostępu do służbowych telefonów i danych ze służbowych telefonów,
    9. komunikowania się z Sygnalistą, za pośrednictwem Koordynatora.
11. W uzasadnionych przypadkach Koordynator występuje do Dyrektora Urzędu o przyznanie Koordynatorowi/zespołowi dodatkowych uprawnień, np. dostępu do służbowych komputerów.
12. Wszyscy pracownicy Urzędu, w tym inspektor ochrony danych udzielają Koordynatorowi/ zespołowi wszelkiej niezbędnej pomocy.

§ 8

1. Po zakończeniu czynności w ramach postępowania wyjaśniającego Koordynator/Zespół sporządza protokół działań następczych zawierający opis stanu faktycznego oraz wnioski w zakresie potwierdzenia naruszenia prawa. W protokole Koordynator/zespół ujmuje propozycje dalszych działań następczych:
   1. protokół działań następczych jest przedkładany Dyrektorowi Urzędu przez Koordynatora;
   2. Dyrektor Urzędu może zwrócić protokół działań następczych do Koordynatora/zespołu w celu przeprowadzenia dodatkowych czynności, nie może jednak samodzielnie ingerować w jego treść;
   3. Dyrektor Urzędu zatwierdza protokół działań następczych. Zatwierdzenie protokołu działań następczych kończy działania, o których mowa w § 7.
   4. Dyrektor Urzędu określa, podejmuje i realizuje dalsze działania następcze, jeżeli postępowanie wyjaśniające stwierdziło naruszenie prawa lub wskazało na ryzyko występowania naruszeń prawa;
   5. Zatwierdzoną przez Dyrektora Urzędu informację o zakończeniu działań następczych, o których mowa w § 7 lub o zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, przekazuje pisemnie Koordynatorowi wyznaczony przez Dyrektora Urzędu pracownik.
2. W przypadku nieobecności Dyrektora Urzędu lub gdy zgłoszenie dotyczy Dyrektora Urzędu, jego zadania określone w procedurze realizuje Zastępca Dyrektora PUP ds. Rynku Pracy.

§ 9

1. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do zapoznania się z Procedurą i jej przestrzegania oraz podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej przepisami. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3.
2. Pracownicy zatrudnieni w Urzędzie na dzień wejścia w życie Procedury przekazują oświadczenia Koordynatorowi, który następnie przekazuje je pracownikowi ds. kadr.
3. Oświadczenia od pracowników zatrudnionych w Urzędzie po dniu wejścia w życie Procedury zbiera pracownik ds. kadr i przekazuje je do wglądu Koordynatorowi.
4. Oświadczenia od pracowników przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
5. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, przekazuje się informację o Procedurze, wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Wzór informacji stanowi załącznik nr 4.
6. Informację, o której mowa w ust.5 pracownik ds. kadr lub inny pracownik działu organizacyjnego, przekazuje się osobom:
   1. ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy,
   2. ubiegającym się o pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło itd.),
   3. ubiegającym się o staż w Urzędzie lub praktykę;
7. Za przekazanie informacji, o których mowa w ust. 5 uznaje się:
   1. umieszczenie informacji na stronie internetowej, w szczególności Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu wraz z informacją/ogłoszeniem o naborze na stanowisko lub innym ogłoszeniem rozpoczynającym rekrutacje lub negocjacje poprzedzające zawarcie umowy,
   2. ustne lub pisemne przekazanie informacji danej osobie.
8. Informację, o której mowa w ust. 5 przechowuje się wraz z pozostałą dokumentacją dotyczącą danej sprawy.

§ 10

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą.

§ 11

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez Koordynatora.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
   Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 5.
4. Sygnalista winien zostać poinformowany o sowich prawach zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/79 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1). Wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 6.

§ 12

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Urzędzie.
2. Procedura jest powszechnie dostępna, poprzez jej przesłane kierownikom komórek organizacyjnych i udostępnienie na zasobach współdzielonych.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Procedurze, mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.